18:20
Hallo ihr Lieben,
da ich nicht weiß, ob die Zeit nachher reicht, hier nochmal eine kurze
(lange) Anleitung zu der Aufgabe bzgl des studentischen
Akkreditierungspools:
_DRIVE-DOKUMENT:_
Unter [1] findet ihr einen Ordner, der vor ein paar Jährchein angelegt
worden ist. Das wichtigste Dokument ist das 'Poolverwaltung
Akkreditierungspool'.
- _Reiter ZaPF-Poolmitglieder:_ Hier ist für jede ZaPF aufgelistet,
welche Mitglieder neu gewählt, bestätigt, oder ausgetreten sind. Dazu
später noch näheres.
- _Reiter Wahlen & Bestätigungen:_ Hier werden nach der ZaPF immer
alle bestätigten und neu gewählten Mitglieder aufgelistet.
- _Reiter Ehemalige:_ Ich glaube, das ist selbsterklärend^^ Ebenfalls
nach einer ZaPF zu aktuallisieren.
- _Reiter Statistik: _Der wurde seit ich das übernommen habe
tatsächlich etwas vernachlässigt.. Könnte man bis zur nächsten ZaPF
aber wieder aktualisieren.
- _Reiter Programm-Pool-Mitglieder: _Auflistung, aller aktuell im Pool
schwimmenden ZaPFika. Ist Ebenfalls nach einer ZaPF zu aktuallisieren.
- _Reiter System-Pool-Mitglieder:_ Selbiges wie vorheriger Reiter
_VOR EINER ZAPF_ sind die folgenden Dinge zu tun:
Alle ZAPFika (ausgenommen ist der Systempool, da diese nicht bestätigt
werden müssen!), die vor 2 JAHREN in den Pool entsandt worden sind,
werden angeschrieben, ob sie sich nochmal bestätigigen lassen wollen.
Die Wahl kann auch in Abwesenheit des Kandidaten erfolgen, wobei es
dann super wäre, wenn derjenige / diejenige nochmal eine kurze Mail
schreibt, wieso er nochmal entsandt werden möchte.
Ich habe diese Kandidaten immer im ersten Reiter kopiert und gelb
markiert (siehe bei Siegen).
Desweiteren schreibt ihr an die Verwaltung [2] des Pools eine Mail und
fragt nach der aktuellen Liste der PhysikerInnen im Pool. Diese
zugeschickte Liste gleicht ihr mit eure Liste ab. WICHTIG: Wenn
ZaPFika entweder noch kein Formular ausgefüllt oder kein Seminar
besucht haben, so tauchen sie auch nicht auf der Liste des Pools
aufgelistet. Diesen Personen könnt ihr nochmal eine kleine Erinnerung
mit Terminen zu Schulungsseminaren [3] und dem Formular [4] schicken.
Abschließend klärt ihr noch ab, wer den Workshop auf der ZaPF halten
möchte. Wenn ihr dafür Materialien benötigt, meldet euch bei mir.
_NACH EINER ZAPF_ steht dann noch das folgende an:
Ihr aktualisiert die Dokumente [1], schreibt der Verwaltung [2] eine
Mail mit allen NEU gewählten Mitgliedern, als auch mit den
ausgetretenen Mitgliedern (die ausgetretenen Mitglieder werden vom
Pool nochmal angeschrieben, da sie selbst nochmal dem Pool mitteilen
müssen, dass sie den Pool verlassen wollen). Desweiteren schreibt ihr
dem TOPF eine Mail und lasst den Mailverteiler [5] aktualisieren.
_ZWISCHEN DEN ZAPFEN UND SONSTIGES:_
Zwischen den ZaPFen könnt ihr die Einladungen zu den PVTs und den
Schulungsterminen und allen wichtige Mails, die über den Poolverteiler
so eintrudeln, an den Mailverteiler [5] weiterleiten.
StudentInnen aus Österreich oder der Schweiz können auch entsandt
werden, sollten aber ein Seminar in Deutschland besuchen.
Sooo... ich hoffe, ich habe nichts vergessen. Wenn doch und falls was
unklar ist, schreibt mir ne Mail. :)
Liebe Grüße,
Kathi
[1] https://drive.google.com/drive/folders/0B7Ue7M5ahF4nMGM2Nzk4ZmQtYTg4Ny00M...
[2] verwaltung(a)studentischer-pool.de
[3] https://www.studentischer-pool.de/events/categories/schulungsseminare/sys...
[4] https://www.studentischer-pool.de/wp-content/uploads/2014/12/pool_formula...
[5] akkreditierungspool(a)zapf.in