Hallo ihr Lieben,

da ich nicht weiß, ob die Zeit nachher reicht, hier nochmal eine kurze (lange) Anleitung zu der Aufgabe bzgl des studentischen Akkreditierungspools:

DRIVE-DOKUMENT:
Unter [1] findet ihr einen Ordner, der vor ein paar Jährchein angelegt worden ist. Das wichtigste Dokument ist das 'Poolverwaltung Akkreditierungspool'. 
- Reiter ZaPF-Poolmitglieder: Hier ist für jede ZaPF aufgelistet, welche Mitglieder neu gewählt, bestätigt, oder ausgetreten sind. Dazu später noch näheres. 
- Reiter Wahlen & Bestätigungen: Hier werden nach der ZaPF immer alle bestätigten und neu gewählten Mitglieder aufgelistet.
- Reiter Ehemalige: Ich glaube, das ist selbsterklärend^^ Ebenfalls nach einer ZaPF zu aktuallisieren.
- Reiter Statistik: Der wurde seit ich das übernommen habe tatsächlich etwas vernachlässigt.. Könnte man bis zur nächsten ZaPF aber wieder aktualisieren. 
- Reiter Programm-Pool-Mitglieder: Auflistung, aller aktuell im Pool schwimmenden ZaPFika. Ist Ebenfalls nach einer ZaPF zu aktuallisieren.
- Reiter System-Pool-Mitglieder: Selbiges wie vorheriger Reiter 

VOR EINER ZaPF sind die folgenden Dinge zu tun: 
Alle ZAPFika (ausgenommen ist der Systempool, da diese nicht bestätigt werden müssen!), die vor 2 Jahren in den Pool entsandt worden sind, werden angeschrieben, ob sie sich nochmal bestätigigen lassen wollen. Die Wahl kann auch in Abwesenheit des Kandidaten erfolgen, wobei es dann super wäre, wenn derjenige / diejenige nochmal eine kurze Mail schreibt, wieso er nochmal entsandt werden möchte. 
Ich habe diese Kandidaten immer im ersten Reiter kopiert und gelb markiert (siehe bei Siegen). 
Desweiteren schreibt ihr an die Verwaltung [2] des Pools eine Mail und fragt nach der aktuellen Liste der PhysikerInnen im Pool. Diese zugeschickte Liste gleicht ihr mit eure Liste ab. WICHTIG: Wenn ZaPFika entweder noch kein Formular ausgefüllt oder kein Seminar besucht haben, so tauchen sie auch nicht auf der Liste des Pools aufgelistet. Diesen Personen könnt ihr nochmal eine kleine Erinnerung mit Terminen zu Schulungsseminaren [3] und dem Formular [4] schicken. 
Abschließend klärt ihr noch ab, wer den Workshop auf der ZaPF halten möchte. Wenn ihr dafür Materialien benötigt, meldet euch bei mir. 

NACH EINER ZaPF steht dann noch das folgende an: 
Ihr aktualisiert die Dokumente [1], schreibt der Verwaltung [2] eine Mail mit allen NEU gewählten Mitgliedern, als auch mit den ausgetretenen Mitgliedern (die ausgetretenen Mitglieder werden vom Pool nochmal angeschrieben, da sie selbst nochmal dem Pool mitteilen müssen, dass sie den Pool verlassen wollen). Desweiteren schreibt ihr dem TOPF eine Mail und lasst den Mailverteiler [5] aktualisieren. 

ZWISCHEN DEN ZaPFEN UND SONSTIGES:
Zwischen den ZaPFen könnt ihr die Einladungen zu den PVTs und den Schulungsterminen und allen wichtige Mails, die über den Poolverteiler so eintrudeln, an den Mailverteiler [5] weiterleiten. 
StudentInnen aus Österreich oder der Schweiz können auch entsandt werden, sollten aber ein Seminar in Deutschland besuchen.  

Sooo... ich hoffe, ich habe nichts vergessen. Wenn doch und falls was unklar ist, schreibt mir ne Mail. :) 

Liebe Grüße, 

Kathi

[1] https://drive.google.com/drive/folders/0B7Ue7M5ahF4nMGM2Nzk4ZmQtYTg4Ny00MjNmLTkzMDctODc0OTUyNWNjMjJj?usp=sharing
[2] verwaltung@studentischer-pool.de
[3] https://www.studentischer-pool.de/events/categories/schulungsseminare/system-schulungsseminar/
[4] https://www.studentischer-pool.de/wp-content/uploads/2014/12/pool_formular_anmeldung_v4.pdf
[5] akkreditierungspool@zapf.in