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\newcommand{\namesignature}{Jennifer Hartfiel}

\begin{document}

\begin{letter}{
  Wilhelm und Else Heraeus-Stiftung\\
  Postfach 15 53\\
  63405 Hanau
}

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\setkomavar{subject}{Anfrage zur Unterstützung der Bundesfachschaftentagung Physik}

\opening{Sehr geehrte Damen und Herren,}

ich schreibe Ihnen im Auftrag der Zusammenkunft aller deutschsprachigen Physikfachschaften – kurz ZaPF – welche 2017 in Berlin stattfinden wird.

Bei der ZaPF kommen Studierendenvertretungen von Universitäten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zweimal jährlich zusammen um über Hochschulpolitik und eine Verbesserung des Physikstudiums zu diskutieren. Neben diesem überregionalen Austausch haben die Teilnehmenden die Möglichkeit auch Fachvorträge und Exkursionen zu Forschungseinrichtungen wahrzunehmen.

Die ZaPF 2017 findet vom 24.-28. Mai statt und wird gemeinsam von den drei Berliner Universitäten HU, TU und FU sowie der Universität Potsdam organisiert.

Wir wenden uns nun an Sie, um Sie zu bitten, unsere Tagung finanziell zu unterstützen. Dafür haben wir im Anhang einen Projektantrag mit genaueren Informationen zur Tagung und der sonstigen Finanzierung beigefügt.

Wir hoffen, Sie können den Projektantrag begutachten und über eine positive Rückmeldung würden wir uns sehr freuen! Falls Sie noch Rückfragen habe, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.


\closing{Mit freundlichen Grüßen,}

%\ps PS: \dots

%\encl{}

%\cc{%
%  Verteiler 1\\
%  Verteiler 2%
%}

\newpage

\KOMAoptions{DIV=16, fontsize=12pt}

\textbf{\LARGE Antrag auf Projektförderung durch die Wilhelm und Else Heraeus-Stiftung}\\\\\\\\

\textbf{\large Projekt:  Zusammenkunft aller deutschsprachigen Physikfachschaften im Sommer 2017 in Berlin (Bundesfachschaftentagung Physik)}\\\\\\\\\\\\

\begin{tabular}{ll}
\textbf{\large Trägerverein} & \textbf{\large Anschrift der Veranstaltung} \\\\
Zusammenkunft aller Physik Fachschaften e.V.    &    ZaPF Berlin Sommer17\\
Goethe Universität Frankfurt    &    Fachschaft Physik HU Berlin\\
Raum \_\_.208    &    Newtonstr. 15\\
Max-von-Laue-Str. 1    &    12489 Berlin\\
60438 Frankfurt / Main    &\\\\\\
\textbf{\large Ansprechpartner vor Ort} &  \\\\
Jennifer Hartfiel (Team Sponsoring ZaPF Berlin)  &    Jan Luca Naumann (Vorstand ZaPF e.V.)\\
Tel.: 0152/24011564   &    Tel.: 0171/2607230\\
E-Mail: sponsoring@zapf.in-berlin.de  &    E-Mail: finanzen@zapf.in-berlin.de\\\\\\
\rule{8cm}{0.1mm} & \rule{8cm}{0.1mm}\\
Jennifer Hartfiel & Jan Luca Naumann
\end{tabular}

\newpage

\textbf{\large Beschreibung der Veranstaltung}

In Deutschland, Österreich und der Schweiz studieren aktuell 40.000-45.000 Personen an ca. 70 Universitäten und technischen Hochschulen Physik. Um die Interessen der Studierenden an den einzelnen Hochschulen zu vertreten, gibt es die Fachschaftsräte bzw. Initiativen. Sie engagieren sich bei der Studiengangsgestaltung und tragen die Meinung der Studierenden in die Gremien der 
Fachbereiche. Dies gewährleistet an vielen Universitäten einen guten Austausch zwischen den verschiedenen Statusgruppen.
Um auch einen Austausch zwischen den Physik-Fachschaften der verschiedenen Universitäten zu schaffen, tagt zweimal jährlich die Bundesfachschaftentagung der Physik. Bei dieser seit 1979 regelmäßig stattfindenden Tagung werden Arbeitskreise abgehalten, die sich sowohl inhaltlich mit dem Physikstudium an verschiedenen Hochschulen beschäftigt, als auch mit anderen hochschulpolitischen Themen, die Auswirkungen auf das Physikstudium haben. Die in den Arbeitskreisen erarbeiteten Ergebnisse werden im Endplenum vorgestellt und dabei entstandene Beschlüsse, Positionspapiere und Resolutionen abgestimmt. 
Die Protokolle aller Arbeitskreise, sowie der Plenen werden nach der Tagung in einem Reader abgedruckt und an die teilnehmenden Fachschaften verschickt. Darum und um die Versendung der Resolutionen kümmert sich der Ständige Ausschuss aler Physik-Fachschaften, er vertritt die Meinung der ZaPF auch zwischen den Tagungen. 

\textbf{\large Ablauf}

Zu Beginn der Tagung wird in einem Plenum mit allen Teilnehmenden über die Aufteilung der Arbeitskreise auf die verschiedenen Zeitblöcke entschieden, da bei vorraussichtlich 40 Arbeitskreisen und 6 Zeitblöcken immer 6-7 Arbeitskreise gleichzeitig stattfinden. Daher soll Fachschaften, die mit nur 1-2 Personen anreisen, die Möglichkeit gegeben werden, so viele für sie wichtige Arbeitskreise zu besuchen, wie möglich. Im Arbeitskreis Poster-Session werden die Ergebnisse der Arbeitskreise vorgestellt, um auch Teilnehmenden die einen bestimmten Arbeitskreis nicht besuchen konnten, die Möglichkeit zu geben, sich zu informieren. 
Der Zeitblock Back-Up sollen weiteren Raum für entstehenden Gesprächsbedarf sowie für die Verschriftlichung von Ergebnissen schaffen. 	

Neben der inhaltlichen Arbeit wird es ein fachliches und kulturelles Rahmenprogramm geben.
Dies ermöglicht auch den informellen und persönlichen Austausch und stärkt so die Vernetzung zwischen den Fachschaften.
Da die Räumlichkeiten der Universität am Freitagvormittag aufgrund des Lehrbetriebs belegt sind,
soll diese Zeit für Exkursionen genutzt werden.
Besonders interessant für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist natürlich der
Wissenschaftscampus und Technologiepark Adlershof. Um den überuniversitären Charakter unserer
Tagung zu unterstreichen, sollen aber auch Exkursionen an die anderen Universitäten organisiert
werden, um den Teilnehmenden einen Einblick in die ganze
Wissenschaftslandschaft im Raum Berlin-Potsdam zu ermöglichen.

\textbf{\large Inhaltliche Schwerpunkte im Mai 2017}

Die konkreten Themen einer ZaPF ergeben sich zum großen Teil erst im laufenden Semester. Diese
schnelle Reaktionszeit ist ein großer Vorteil der ZaPF, macht die Themen aber schwer zu planen.
Ausgehend von den inhaltlichen Schwerpunkten der letzten beiden Tagungen und eigenen Ideen
werden jedoch mit großer Sicherheit folgende Themen behandelt werden:

\textbf{Exzellenzinitiative}

Die ZaPF in Berlin wird voraussichtlich in die Antragszeit für die dritte Runde der
Exzellenzinitiative fallen. Aufbauend auf der Arbeit der ZaPFen in Konstanz und
Dresden soll in Berlin ein Austausch zu den Prozessen an den einzelnen
Universitäten stattfinden.

\textbf{Student-Lifecycle-Management}

An immer mehr Universitäten werden elektronische Systeme zur Verwaltung und
Unterstützung des studentischen Lebens eingeführt, so bspw. auch an der TU Berlin.
Auf der ZaPF in Berlin sollen die Erfahrungen im Umgang mit Systemen zur
Verwaltung und Student-Lifecycle-Management-Programmen ausgetauscht werden.
Es sollen mögliche Verbesserungsvorschläge und grundsätzliche Anforderungen
entwickelt werden, mit denen man die Gestaltung und Weiterentwicklung solcher
elektronischer Systeme an Hochschulen sinnvoll unterstützen kann.

\textbf{Studentische Tarifverträge}

Berlin ist mit seinem Tarifvertrag für studentische Beschäftige immer noch eine
Ausnahme im deutschen Hochschulraum. Für die Jahre 2016 und 2017 gibt es dort
Initiativen zur Neugestaltung bzw. Aktualisierung des vorhanden Tarifvertrages. Auf
der ZaPF soll anhand des Berliner Beispiels die Umsetzung von Tarifverträgen für
studentische Beschäftigte besprochen sowie Erfahrungen aus den aktuellen
Ereignissen in Berlin und von Initiativen in anderen Bundesländern ausgetauscht
werden.

\textbf{Frauenförderprogramme}

Seit der Winter-ZaPF 2014 beschäftigt sich die ZaPF vermehrt mit den Themen
Frauenquote und Frauenförderprogrammen. Anlass war die Einführung einer
geschlechterparitätischen Quotierung im Hochschulgesetz NRW.
An der TU Berlin gibt es seit Jahren ein sehr erfolgreiches Konzept mit
Förderprogrammen für alle Statusgruppen – zum Teil auch in Zusammenarbeit mit
der HU und FU. Diese Erfahrungen sollen evaluiert werden. Dazu ist geplant, die
ehemalige zentrale Frauenbeauftragte der TU Berlin als Referentin einzuladen.

\textbf{CHE Ranking}

Im Herbst 2017 wird die nächste Befragung des CHE Ranking für die Studiengänge Physik
stattfinden. Auf der ZaPF in Berlin soll daher die Entwicklung seit der letzten Runde
besprochen und eine Position der ZaPF zur Befragung und dem Umgang mit den Ergebnissen erarbeitet werden.

\textbf{Ethik im Physikstudium}

Ethik spielt seit je her eine wichtige Rolle in der Wissenschaft und Forschung. Auf den vergangenen ZaPFen hat sich gezeigt, dass es sehr viele verschiedene Ansätze gibt Studierende der Physik für Ethik zu sensibilisieren. Es hat sich deutlich gezeigt, dass ein weiterer Austausch diesbezüglich gewünscht ist.

\textbf{\large Zeitschiene}

\begin{tabular}{rl}
seit 01/2016 & Versendung von Anfragen an Sponsoren\\
04/2016 & Antrag auf Förderung durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung\\
05/2016 & Bundesfachschaftentagung Physik in Konstanz\\
08/2016 & Zuwendungsbescheid durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung\\
10/2016 & Klausurtagung des Organisationsteams\\
11/2016 & Bundesfachschaftentagung Physik in Dresden\\
02/2017 & Versendung der Einladungen an alle Physikfachschaften des deutschsprachigen Raumes\\
02/2017 & Klausurtagung des Organisationsteams\\
04/2017 & Klausurtagung des Organisationsteams\\
04/2017 & Ende des Anmeldezeitraumes\\
05/2017 & Veranstaltungstermin\\
06-07/2017 & Versendung der Reader mit den Ergebnissen der Tagung
\end{tabular}

\textbf{\large Ablaufplan der Tagung vom 24. - 28. Mai 2017}

\includegraphics[width=\textwidth]{Ablaufplan.PNG}

\newpage

\textbf{\large Gesamtkalkulation}

Nach dem aktuellen Stand haben wir folgende Gesamtkalkulation für die Veranstaltung insgesamt. Dabei gehen wir von einer Maximalanzahl an 240 Teilnehmer der Bundesfachschaftentagung aus.

\begin{tabular}{|l|r|r|r|}
\hline
\multicolumn{1}{|c|}{Zwecksbestimmung} & \multicolumn{1}{c|}{Einzelkosten} & \multicolumn{1}{c|}{Anzahl} & \multicolumn{1}{c|}{Ausgaben} \\ \hline
\multicolumn{4}{|l|}{\textbf{Referenten}}                                                                                                \\ \hline
Honorare                               & 50,00 \euro                       & 4                           & 200,00 \euro                  \\ \hline
Fahrtkosten                            & 100,00 \euro                      & 4                           & 400,00 \euro                  \\ \hline
Unterkunftskosten                      & 90,00 \euro                       & 4                           & 360,00 \euro                  \\ \hline
\multicolumn{4}{|l|}{\textbf{Teilnehmer}}                                                                                                \\ \hline
Fahrtkosten (ÖPNV)                            & 16,00 \euro                       & 240                         & 3.840,00 \euro                \\ \hline
Unterkunftskosten                      &                                   & 1                           & 1.325,00 \euro                \\ \hline
T-Shirts                               &                                   & 1                           & 823,48 \euro                  \\ \hline
Verpflegung                            & 30,00 \euro                       & 240                         & 7.200,00 \euro                \\ \hline
\multicolumn{4}{|l|}{\textbf{Sonstiges}}                                                                                                 \\ \hline
Hilfskräfte (T-Shirts + Material)                            & 8,50 \euro                         & 110                         & 935,00 \euro                  \\ \hline
Geschäftsbedarf                        &                                   & 1                           & 1.501,54 \euro                \\ \hline
Mieten                                 &                                   & 1                           & 6.868,96 \euro                \\ \hline
Publikationen/Dokumentation            &                                   & 1                           & 700,00 \euro                  \\ \hline
Exkursionen                            &                                   & 1                           & 714,00 \euro                  \\ \hline
Tassen                                 &                                   & 1                           & 861,00 \euro                  \\ \hline
Kulturelles Abendprogramm              & 15,00 \euro                       & 30                          & 450,00 \euro                  \\ \hline
\textbf{Summe}                         & \multicolumn{3}{r|}{\textbf{26.178,98 \euro}}                                                   \\ \hline
\end{tabular}

\textbf{\large Finanzierung der Veranstaltung}

Die Finanzierung der Zusammenkunft aller deutschsprachigen Physikfachschaften (ZaPF) besteht traditionell aus mehreren einzelnen finanziellen Unterstützungen. Der größte Geldgeber, der die ZaPF in den letzten Jahren gefördert hat, ist das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF). Das Ministerium fördert regelmäßig jeweils gemeinsam die halbjährige Tagung im Winter- und dann folgenden Sommersemester. So wird auch die ZaPF in Berlin in diesem Jahr auch wieder gemeinsam mit der schon vergangenen ZaPF in Dresden im Novemer 2016 gefördert. Die maximal genehmigte Förderung ist 19.281 \euro, jedoch steht diese Summe noch unter dem Vorbehalt einer genaueren Aktualisierung und Kontrolle kurz vor der Tagung und wird voraussichtlich nach unten korrigiert werden.

Das BMBF fördert die ZaPF zwar mit einer großen Summe, jedoch werden wir als Organisatoren dazu angehalten, weitere Mittel von Dritten einzuwerben. Die eingeworben Mittel werden von der genehmigten Fördersumme entsprechend abgezogen und entsprechend wird dann vom BMBF weniger Geld zu Verfügung gestellt. Diese Einwerbung weiterer Mittel ist Bedingung des Ministeriums für die Förderung überhaupt und daneben auch sehr wichtig, damit zukünftige ZaPFen auch noch gefördert werden. Die oben genannte Summe ist bereits die zuwendungsfähige Maximalsumme inkl. der Abzüge von 5.500\euro\ Eigen- und Drittmittel, die bereits angenommen wurden in dem Zuwendungsbescheid.

Deswegen haben wir bereits folgende Liste an Sponsoren eingeworben (Stand 22.03.2017):
\begin{itemize}
\item Forschungszentrum Jülich (600\euro)
\item Zuerich Instruments (400\euro)
\item Springer Science+Business Media (250\euro)
\item Schäfer + Kirchhoff (800\euro)
\end{itemize}

Zudem haben wir Förderung bei den Fachbereichen der vier ausrichtenden Universitäten und den entsprechenden Studierendenschaften beantragt.

Weiterhin wird von den Teilnehmer einen Teilnahmebeitrag in Höhe von 25\euro\ erhoben, also bei voraussichtlich max. 240 Teilnehmer ein Beitrag von 6.000\euro.

\textbf{\large Förderung}

Basierend auf der vorstehenden Gesamtkalkulation und den Erläuterungen zur sonstigen Finanzierung, beantragen wir Fördermittel durch die Wilhelm und Else Heraeus Stiftung für die in der Gesamtkalkulation genannten Punkte \enquote{Fahrtkosten (ÖPNV)} und \enquote{Publikation/Dokumentation}. Insgesamt wäre das ein Betrag von 4.540\euro. Wir wären auch für eine Förderung mit einem kleineren Betrag sehr dankbar und jede Unterstützung würde uns sehr weiterbringen.\\
Die genannten Kalkulationspunkte schlüsseln sich dabei wie folgt genauer auf:

Die Fahrtkosten ergibt sich aus dem Angebot von Bettina Sikora von den Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) für 240 Teilnehmer. Der Text der Mail ist als Anhang beigefügt.

Die Kosten für den Punkt \enquote{Publikation/Dokumentation} ergeben sich wie folgt:

\hspace{-0.6cm}\begin{tabular}{|l|r|r|r|l|}
\hline
\multicolumn{1}{|c|}{\textbf{Posten}} & \multicolumn{1}{c|}{\textbf{Einzelkosten}} & \multicolumn{1}{c|}{\textbf{Anzahl}} & \multicolumn{1}{c|}{\textbf{Kosten}} & \multicolumn{1}{c|}{\textbf{Kommentar}} \\ \hline
Druckkosten Tagungsheft               & 1,00 \euro                                 & 240                                  & 240,00 \euro                         & Siehe Anm. 1                            \\ \hline
Druckkosten Einladungen               & 0,25 \euro                                 & 80                                   & 20,00 \euro                          &                                         \\ \hline
Portokosten Einladungen               & 0,70 \euro                                 & 80                                   & 56,00 \euro                          & Standardbrief                           \\ \hline
Briefumschlag mit Fenster Einladungen &                                            & 1                                    & 6,00 \euro                           & 100er Paket                             \\ \hline
Druckkosten Reader                    & 1,00 \euro                                 & 250                                  & 250,00 \euro                         & Siehe Anm. 1 und 2                      \\ \hline
Portokosten Reader                    & 1,45 \euro                                 & 80                                   & 116,00 \euro                         & Versand bis 500g                        \\ \hline
Versandtasche mit Fenster Reader      &                                            & 1                                    & 12,00 \euro                          & 100er Paket                             \\ \hline
\multicolumn{3}{|l|}{\textbf{Summe}}                                                                                      & 700,00 \euro                         &                                         \\ \hline
\end{tabular}

Anm. 1: Die Druckkosten ergeben sich aus einem Angebot der Druckerei der Humbold-Universität Berlin mit dem Preis von ca. 1\euro\ pro Druckerzeugnis.

Anm. 2: Die Anzahl der Reader ergeben sich aus ca. 80 Reader für die Physikfachschaften im deutschsprachigen Raum, 150 Reader für die Teilnehmer der folgenden ZaPF im Wintersemester 2017 in Siegen und 20 Reader für Unterstützer (BMBF, Sponsoren oder die Heraeus-Stiftung) und Archivierung.

\newpage

\textbf{\large Anlage 1: Mail der BVG}

Sehr geehrte Frau Schlungbaum,

wir bedanken uns für Ihr Interesse und bieten Ihnen für die ca. 200 Teilnehmer
der ZaPF vom 24. - 28. Mai 2017 folgendes an:

Sie erhalten unser Kombiticket für den Tarifbereich Berlin AB für den o. g.
Zeitraum (5 Tage) zum Preis von 15,75 EUR (incl. 7\% Mwst.) pro Teilnehmer, den
Tarifbereich Berlin ABC für den o. g. Zeitraum (5 Tage) zum Preis von 16,00 EUR
(incl. 7\% Mwst.) pro Teilnehmer.

Das Kombiticket wird für alle Teilnehmer der Veranstaltung, also auch Berliner
Teilnehmer sowie Teilnehmer, die ggf. die Fahrtberechtigung nicht in Anspruch
nehmen, berechnet. Kombitickets können nicht auf Wunsch an einzelne Personen
oder Gruppen vergeben werden.

Die von Ihnen ausgestellten Namensschilder/Teilnehmerausweise der Teilnehmer
werden mit einer Fahrtberechtigung (Logo des Verkehrsverbundes Berlin-
Brandenburg), Name und Datum (Zeitraum) der Veranstaltung (bitte deutlich
lesbar aufdrucken) und Name des Teilnehmers versehen. Sie berechtigen dann
Seite 1 von 2zur Nutzung aller öffentlichen Verkehrsmittel im oben genannten Tarifbereich. Die
Teilnehmerausweise werden nur in Verbindung mit einem gültigen
Personaldokument anerkannt.

Abgerechnet werden alle tatsächlichen Teilnehmer der Veranstaltung, die Sie uns
innerhalb einer Woche nach der Veranstaltung zur Rechnungslegung mitteilen.

Das VBB-Logo für die Teilnehmerausweise erhalten Sie bei Vertragsabschluss/-
zusage.

Wenn Sie unser Angebot annehmen möchten teilen Sie uns bitte spätestens 6
Wochen vor Veranstaltungsbeginn die Vertragspartnerdaten Firmierung und
Adresse und Vor- und Nachname sowie Position des Vertragsunterzeichners mit.

Wir freuen uns über Ihre Rückmeldung und stehen Ihnen jederzeit gern für Fragen
und weitere Informationen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Bettina Sikora

Berliner Verkehrsbetriebe (BVG)\\
Bereich Vertrieb und Service\\
FVS-V1, iPLZ 43310\\
Holzmarktstraße 15 - 17\\
10179 Berlin
\end{letter}
\end{document}
